Dewangga Pratama

Manajemen diperlukan untuk mencapai tujuan, menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan, mencapai efisiensi dan efektivitas.

Efisiensi adalah melakukan sesuatu dengan benar atau tepat waktu.

Efektif adalah kemepuan untuk memilih sesuatu dengan tepat.

Dikatakan efisien jika dapat mengerjakan sesuatu sebelum waktu yang ditentukan.

Menurut Luther Gulick manajemen sebagai suatu bidang ilmu pengetahuan yang berusaha secara sistematis untuk memahami mengapa dan bagaimana manusia bekerja sama untuk mencapai tujuan dan membuat sistem kerjasama ini lebih bermanfaat bagi kemanusiaan.

Manajemen sebagai seni yaitu seni didalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.

1. Para profesional membuat keputusan atas dasar prinsip-prinsip umum

2. Para profesional mendapatkan status karena mencapai standar prestasi kerja

3. Para profesional ditentukan oleh kode etik, dengan disiplin untuk mereka yang menjadi kliennya

Manajemen menurut Stoner dan Wankel adalah suatu proses mengelola mulai dari merencanakan, mengorganisasikan, memimpin dan mengendalikan pekerjaan anggota-anggota organisasi dan proses penggunaan semua sumber daya organisasi untuk mencapai sasaran (tujuan-tujuan) yang telah ditetapkan .

Manajemen menurut Terry, GR adalah proses tertentu yang terdiri dari kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, menggerakkan sumber daya manusia dan sumber daya lain untuk mencapai tujuan yg telah ditetapkan

Manajemen dalam bahasa inggris “to manage”artinya mengurus, membimbing dan mengawasi. “Management is Getting Everythings Well Done Through Other People” mencapai sesuatu (tujuan) yang dilakukan melalui upaya orang lain.

Jadi kesimpulannya:

 Manajemen selalu diterapkan dalam hubungan dengan usaha suatu kelompok manusia.

Dalam pengertian manajemen selalu terkandung tujuan tertentu yang akan dicapai oleh kelompok yang bersangkutan.

• Mampu tidaknya manajer  menjalankan fungsi manajemennya

• Tersedianya tenaga operasional yg trampil sesuai dengan bidangnya

• Tersedianya anggaran yg memadai

• Tersedianya sarana & prasarana kerja

• Adanya mekanisme kerja yg sesuai

• Iklim kerja yg positif

Proses manajemen merupakan cara sistematis untuk melakukan pekerjaan.

Proses terdiri dari :

Menurut James A.S Stoner                                          Menurut George R. Terry

P = PLANNING                                                                  P = PLANNING

O = ORGANIZING                                                             O = ORGANIZING

L = LEADING                                                                       A = ACTUATING

C = CONTROLING                                                             C = CONTROLING

Arti manajemen : proses perencanaan, pengorganisasian, pengarah, pengawasan.

Proses manajemen manurut cont’d yaitu:

First Line Management

Non-Managerial Employee

      • Persaingan dan Perekonomian Global

      • Perlunya memiliki visi

      • Etika dan Tanggung Jawab Sosial =>  membangun kepercayaan

      • Perubahan Informasi & Teknologi =>virtual?

      • Nilai-nilai dalam Bekerja & Hak-hak Individual =>minoritas

Lingkungan organisasi internal (secara langsung) dan eksternal (secara tidak langsung) .

Lingkungan Organisasi  menurut Stoner adalah individu atau kelompok yang secara langsung atau tidak langsung dipengaruhi atau mempengaruhi cara sebuah organisasi dalam mencapai tujuannya,

      Lingkungan Eksternal mikro :

      1. PESAING ( Competitors)

      2. PELANGGAN ( Customers)

      3. PASAR TENAGA KERJA ( Labor supply)

      4. LEMBAGA-LEMBAGA KEUANGAN

      5. PARA PENYEDIA (Suppliers)

      6. PERWAKILAN-PERWAKILAN PEMERINTAH

Lingkungan internal : “Variabel-variabel (kekuatan dan kelemahan) yang ada di dalam organisasi tetapi biasanya tidak dalam pengendalian jangka pendek dari manajemen puncak yaitu :

      •Struktur : Cara bagaimana perusahaan diorganisasikan yang berkenaan dengan komunikasi, wewenang, dan arus kerja.

      •Budaya : Sekumpulan keyakinan, harapan dan nilai yang dipelajari dan dibagikan oleh anggota-anggota organisasi dan disampaikan dari satu generasi ke generasi berikutnya.

      •Sumber daya : Aset yang merupakan bahan baku bagi produksi barang dan jasa organisasi. meliputi : karyawan, fasilitas organisasi, dll

      •Pemegang Saham : Individu/organisasi yang ikut serta memiliki satu atau lebih saham perusahaan

      • Memberikan nuansa identitas bagi karyawan

      • Membantu menimbulkan komitmen karyawan terhadap sesuatu yang lebih besar daripada diri

         mereka sendiri

      • menambah stabilitas perusahaan sebagai suatu sistem sosial

      • adalah kerangka referensi bagi karyawan agar digunakan untuk menerima berbagai kegiatan

         organisasional dan juga sebagai pedoman bagi perilaku yg tepat.

Jika komponen dalam lingkungan organisasi sering berubah

Contoh: industri rekaman

Jika komponen dalam lingkungan organisasi berubah tapi minimum.

       Contoh: Zippo

       2. Menentukan kepentingan atau perhatian terhadap stakeholder

       3.  Seberapa menentukan stakeholder bagi keberhasilan organisasi

       4. Menentukan pendekatan khusus pada para stakeholder

Tujuan organisasi adalah suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan dan akan direalisasikan oleh organisasi.

1. PEDOMAN BAGI KEGIATAN

Memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan tidak dilakukan.

2.    SUMBER LEGITIMASI

Merupakan sumber legitimasi bagi perusahan merlalui pembenaran kegiatan-kegiatannya dan mendapatkan dukungan dari lingkungannya..

3.    STANDAR PELAKSANAAN

Apabila tujuan dinyatakan secara jelas dan dipahami, hal ini akan memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan organisasi.

4.    SUMBER MOTIVASI

Tujuan organisasi dapat berfungsi sebagai sumber motivasi dan identifikasi karyawan yang penting.

5. DASAR RASIONAL PENGORGANISASIAN.

Dinyatakan secara sederhana.

• Spesifik : jelas apa yang ingin dicapai

• Realistis : Bisa dicapai

• Terukur : Memiliki ukuran-ukuran tertentu untuk menentukan keberhasilannya

• Tujuan (Goals) pada dasarnya adalah hasil akhir yang diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh

individu, kelompok atau seluruh organisasi.

• Rencana (Plans) adalah segala bentuk konsep dan dokumentasi tentang bagaimana tujuan akan dicapai

Perencanaan menurut  Robbins dan Coulter adalah sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi

      • Pengarah Organisasi

      • Minimalisasi Ketidakpastian

      • Minimalisasi inefisiensi atau redundansi sumber daya

      • Sebagai Standar untuk Pengawasan Kualitas

1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan.

2. Memudahkan pemahaman manajer terhadap keseluruhan gambaran kegiatan.

3. Pembagian tanggung jawab lebih cepat.

4. Dapat memberikan perintah dengan tepat

5. Memudahkan koordinasi antar bagian organisasi.

6. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti, sehingga dapat menghemat dana, waktu dan usaha.

      • Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan dalam pelaksanaan nyata.

      • Perencanaan cenderung menunda kegiatan.

      • Membatasi inisiatif dan inovatif.

      • Cara-cara pelaksanaan perencanaan kadang-kadang tidak konsisten.

      • Faktual dan Realistis

      • Logis dan Rasional

      • Fleksibel

      • Komitmen

      • Komprehensif atau menyeluruh

Strategi perencanaan adalah suatu proses dimana manajemen puncak sebuah perusahaan menggambarkan masa depan organisasinya dan mengembangkan prosedur serta pelaksanaannya untuk mencapai masa depan tersebut.

Perencanaan jangka pendek jangka waktu satu tahun atau kurang.

Perencanaan jangka panjang jangka waktu 5 tahun atau lebih.

Perencanaan jangka menengah jangka waktu satu tahun s/d empat tahun

Step 1: Identifikasi masalah : Untuk mengidentifikasi masalah, manajer harus mengenali dan memahami masalah tersebut.

      Karakteristik masalah :

Step 2: Identifikasi kriteria keputusan

 Step 3: Mengalokasikan bobot dari kriteria

      Kriteria keputusan itu tidak sama pentingnya:

 Step 4: Mengembangkan alternatif

Step 5: Menganalisis alternatif keputusan

 Step 6: Memilih alternatif keputusan

Step 7: Melakukan alternatif tersebut

 Step 8: Mengevaluasi keefektifan keputusan

Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan di antara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien.

• Membagi pekerjaan yg harus dilakukan ke sejumlah departemen

• Membagi-bagi tugas dan tanggung jawab yg berkaitan dengan masing-masing pekerjaan

• Mengkoordinasikan berbagai tugas organisasi

• Membangun hubungan antar individu, kelompok dan departemen

• Menetapkan garis wewenang

• Mengalokasikan dan menggunakan secara efektif sumber daya organisasi

Faktor-faktor yang Memengaruhi Struktur Organisasi

• Strategi Organisasi

Strategi akan menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi disusun diantara para manajer dan bawahan.

• Skala Organisasi

Besarnya organisasi berpengaruh terhadap pembuatan struktur organisasi

• Teknologi

Perbedaan teknologi yg digunakan untuk memproduksi barang-barang atau jasa akan membedakan bentuk struktur organisasi.

• Lingkungan

Empat Pilar Pengorganisasian (Four Building Blocks of Organizing)

Pembagian kerja (division of work) / Spesialisasi Kerja : Upaya untuk menyederhanakan seluruh kegiatan dan pekerjaan yang mungkin saja bersifat kompleks menjadi lebih sederhana dan spesifik.

Pengelompokan Pekerjaan (Departmentalization) pada dasarnya adalah Proses pengelompokkan dan penamaan bagian atau kelompok pekerjaan berdasarkan kriteria tertentu.

• Berdasarkan Fungsional

      • Berdasarkan Geografis

      • Berdasarkan Produk

      • Berdasarkan Proses

      • Berdasarkan Pelanggan

Penentuan relasi antar bagian dalam organisasi (hierarchy) adalah Proses penentuan relasi antar bagian dalam organisasi, baik secara vertikal maupun secara horisontal.

• Hirarki Vertikal (Tall Hierarchy)

• Hirarki Horisontal (Flat Hierarchy)

      • Sentralisasi: Tingkat dimana pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik dalam organisasi

      • Desentralisasi: Tingkat dimana karyawan tingkat bawah memberikan masukan atau benar-benar mengambil keputusan

      • Sentralisasi & Desentralisasi tidak bersifat absolut.

• Pilar Keempat :

Penentuan mekanisme untuk mengintegrasikan aktifitas antar bagian dalam organisasi / koordinasi (coordination)menurut Stonet, freeman & Gilbert  adalah proses dalam mengintegrasikan seluruh aktifitas dari berbagai departemen atau bagian dalam organisasi agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif

• Saling ketergantungan yang menyatu

• Saling ketergantungan yang berurutan

• Saling ketergantungan timbal balik

• Pendekatan pertama

Hanya menggunakan teknik-teknik manajemen dasar (rencana & tujuan, hirarki manajemen, aturan/prosedur)

• Pendekatan kedua

Meningkatkan koordinasi potensial (sistem informasi vertikal & horisontal/lateral)

• Pendekatan ketiga

Mengurangi kebutuhan akan koordinasi (penciptaan sumberdaya tambahan, penciptaan tugas mandiri)